DVDW Advocaten

De herziene Corporate Governance Code

woensdag 4 januari 2017

Op 8 december jl. werd de geactualiseerde Corporate Governance Code (de Code) gepubliceerd. Op verzoek van de schragende partijen (te weten Eumedion, Euronext, de Vereniging van Effecten Bezitters, de Vereniging van Effecten Uitgevende Ondernemingen, VNO-NCW alsmede vertegenwoordigers van de werknemers en CNV en FNV) werd de uit 2008 daterende Corporate Governance Code herzien.
De vernieuwde Code werd voorafgegaan door een consultatieronde aan de hand van een in februari 2016 gepubliceerd consultatiedocument waarop meer dan 100 reacties volgden. Hieronder wordt een aantal belangrijke wijzigingen in de Code uitgelicht. Daarbij wordt tevens kort ingegaan op de voorgestelde wijzigingen die ten gevolge van de consultatieronde de uiteindelijke herziene versie niet hebben gehaald.

 

1. Belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de Code uit 2008

Opzet en indeling

De herziene Code is op een andere wijze ingedeeld dan de vorige versie. In plaats van een onderverdeling op basis van functie, wordt in de herziene Code gekozen voor een thematische aanpak. Dit wil zeggen dat per onderwerp wordt toegelicht wat van welke actoren wordt verwacht. Het doel van deze aanpak is de Code toegankelijker te maken terwijl de onderlinge verhoudingen tussen de verschillende rollen en taken door de gekozen opzet duidelijker worden.

Naleving van de Code

In de herziene versie zijn de regels met betrekking tot de naleving van de Code verder aangescherpt. De Code blijft van toepassing op basis van het 'pas toe of leg uit'-principe. Uitgangspunt blijft dat een goede corporate governance maatwerk vergt en dat afwijkingen gerechtvaardigd kunnen zijn. Wel is in de loop der jaren veel kritiek geuit ten aanzien van de kwaliteit van de uitleg in geval van afwijking van de codebepalingen. Teneinde hieraan tegemoet te komen vereist de herziene Code een verdergaande uitleg. De uitleg moet in ieder geval aangeven wat de redenen voor afwijking zijn en welke alternatieve maatregelen genomen zijn. Daarbij dient te worden uitgelegd hoe die maatregelen de doelstellingen van de principes en best practice bepalingen bereiken dan wel op welke manier deze bijdragen aan een goede corporate governance. Indien de afwijking tijdelijk is, maar langer dan een boekjaar duurt, dient bovendien te worden aangegeven wanneer de vennootschap voornemens is de desbetreffende best practice bepaling weer toe te passen.

Lange termijn waardecreatie en risicobeheersing

Nieuw aan de Code is de focus op de lange termijn waardecreatie. Het bestuur dient zich volgens principe 1.1 van de herziene Code te richten op de lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Het vennootschappelijk belang wordt met andere woorden nader ingevuld met de term 'lange termijn waardecreatie'. In de Code wordt expliciet verwezen naar het maken van een belangenafweging waarin de belangen van de stakeholders worden meegewogen. Het is aan het bestuur om een visie op de lange termijn waardecreatie en een daarbij behorende strategie te ontwikkelen. De raad van commissarissen dient tijdig in dit proces te worden betrokken. Bovendien legt het bestuur hierover verantwoording af aan de raad van commissarissen die tevens toeziet op de uitvoering van de strategie. Aspecten van maatschappelijk verantwoord ondernemen worden thans, anders dan in de Code van 2008, niet langer genoemd als afzonderlijke doelen maar worden geïntegreerd in de strategie van de vennootschap waardoor ook niet-financiële aspecten van het ondernemen aan bod moeten komen bij het formuleren van de strategie. Het bestuur licht haar visie op de lange termijn waardecreatie en de strategie toe in het bestuursverslag.

Cultuur

De meest in het oog springende wijziging is de toevoeging van het thema cultuur aan de Code. Ook hier wordt de koppeling gemaakt met de lange termijn waardecreatie. Van het bestuur wordt verwacht dat het zorgt voor een cultuur die eveneens gericht moet zijn op de lange termijn waardecreatie van de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Het is aan de raad van commissarissen vervolgens om hier toezicht op te houden. De (herziene) Nederlandse Corporate Governance Code onderscheidt zich hiermee van de meeste andere corporate governance codes. Het bestuur zorgt voor het definiëren van een aantal waarden die bijdragen aan het profileren van de cultuur. Het bestuur is voorts verantwoordelijk voor de inbedding en het onderhouden van de waarden binnen de vennootschap alsmede voor het opstellen van een gedragscode die op de website dient te worden gepubliceerd. Voorts dient over de cultuur verantwoording te worden afgelegd in het bestuursverslag.

Nadruk op risicobeheersing en de interne audit

De verantwoording over de risicobeheersing is in de herziene Code uitgebreid. Het bestuur dient een zogenaamde risk appetite voor de onderneming vast te stellen. In het bestuursverslag dient nog steeds verantwoording te worden afgelegd over de opzet en werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen over het afgelopen boekjaar. Bovendien dient in het verslag te worden aangegeven dat in het verslag alle materiële risico`s en onzekerheden zijn opgenomen die relevant zijn voor de continuïteit van de vennootschap voor de komende twaalf maanden. Voorts wordt voor wat betreft de verantwoording van de risicobeheersing aangesloten bij de recente ontwikkelingen op het gebied van de integrated reporting doordat in de verklaring van het bestuur niet enkel blijk dient te worden gegeven van de financiële risico's maar van alle materiële risico`s die van invloed kunnen zijn op de continuïteit van de onderneming in het komende jaar.

Als onderdeel van de risicobeheersing wordt voorts in de herziene Code de rol van de interne audit dienst (IAD) robuuster. De IAD functioneert ook onder de herziene Code nog steeds onder auspiciën van het bestuur. De raad van commissarissen wordt echter nauwer betrokken bij het functioneren van de IAD. Zo dient de benoeming en het ontslag van de leidinggevende interne auditor te worden goedgekeurd door de raad van commissarissen. Het werkplan van de IAD, dat wordt opgesteld in overleg met het bestuur, de auditcommissie en de externe accountant, dient te worden goedgekeurd door het bestuur en de raad van commissarissen. De raad van commissarissen dient bij het ontbreken van een IAD jaarlijks te beoordelen of behoefte bestaat aan een dergelijke dienst en of de genomen alternatieve maatregelen adequaat zijn.

Executive committee

De corporate governance commissie constateerde in het consultatiedocument dat steeds meer vennootschappen een executive committee instellen waarin de voorbereiding van de besluitvorming plaatsvindt. Het instellen van een dergelijke committee kan volgens het consultatiedocument risico's in zich bergen met betrekking tot een "effective corporate governance", zo kan de afstand groot zijn tussen de raad van commissarissen en de executive committee en daarmee de dagelijkse leiding over de vennootschap. De Code verplicht daarom niet tot het instellen van een executive committee. Wel wordt een aantal waarborgen ingebouwd ten aanzien van het functioneren van een dergelijke committee wanneer deze is ingesteld. In het bestuursverslag dient verantwoording te worden afgelegd over de keuze voor een executive committee, de rol, taak en samenstelling van dit committee en de manier waarop aan de contacten tussen de raad van commissarissen en de executive committee gestalte is gegeven. De raad van commissarissen moet toezicht houden op de verhouding tussen het bestuur en de executive committee.

Het bestuur en de raad van commissarissen

Op verscheidene plaatsen in de herziene Code zijn wijzigingen aangebracht ten aanzien van de rol en samenstelling van het bestuur en de raad van commissarissen. Zo dient de raad van commissarissen een diversiteitsbeleid op te stellen voor de samenstelling van het bestuur en de executive committee indien die is ingesteld. Ten aanzien van de raad van commissarissen is voorts de benoemingstermijn gewijzigd. In de herziene Code wordt uitgegaan van twee benoemingstermijnen van vier jaar met een mogelijke verlening met twee nieuwe termijnen van twee jaar. Bovendien dient de voorzitter van de raad van commissarissen niet alleen geen voormalig bestuurder te zijn maar ook voor het overige als onafhankelijk te kwalificeren. Daarnaast wordt het mogelijk om per aandeelhouder of groep verbonden aandeelhouders maximaal één commissaris te benoemen die kan gelden als een aan een grootaandeelhouder (meer dan 10% van de aandelen) verbonden of hem vertegenwoordigende commissaris. Voorts is er meer aandacht voor het signaleren van misstanden en onregelmatigheden binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. Het bestuur dient voor het melden van dergelijke missstanden een regeling te ontwerpen die op de website van de vennootschap wordt geplaatst. Daarnaast dient de voorzitter van de raad van commissarissen onverwijld te worden geïnformeerd over signalen van (zelfs vermoedens van) materiële misstanden.

Beloningen

De bepalingen ten aanzien van beloningen zijn in de herziene Code vereenvoudigd en opgeschoond. De commissie constateerde in het consultatiedocument dat beloningsstructuren vaak complex zijn, hetgeen de transparantie en vergelijkbaarheid niet ten goede komt. Bovendien is een aantal bepalingen betreffende bestuursbeloningen inmiddels wettelijk verankerd waardoor deze uit de Code geschrapt konden worden. In dit verband kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de claw back bepalingen. In de herziene bepalingen speelt de lange termijn waardecreatie wederom een belangrijke rol. Het beloningsbeleid dient duidelijk en begrijpelijk te zijn en terug te grijpen op de lange termijn waardecreatie. Nieuw is dat de remuneratiecommissie bij het maken van een voorstel voor de beloning van bestuurders kennis moet nemen van de visie van de individuele bestuurder met betrekking van de hoogte en structuur van de eigen beloning. Volgens de commissie zijn bestuurders in staat om zich een oordeel te vormen over hun eigen beloning. Zij krijgen nu de mogelijkheid om het goede voorbeeld te geven. De openbaarmakingseisen ten aanzien van de beloningen en daarmee de inhoud van het renumeratierapport is vereenvoudigd. Nieuw is wel dat in het renumeratierapport verslag moet worden gedaan van de beloningsverhoudingen binnen de vennootschap en de met haar verbonden onderneming.

De Code en de one tier board

Tussen 3 augustus en 28 september 2016 heeft een afzonderlijke consultatieronde plaatsgevonden over de toepasbaarheid van de Code op one tier boards. Inmiddels is aan de herziene Code een hoofdstuk toegevoegd bestaande uit één principe en een aantal best practice bepalingen specifiek voor one tier boards.

De algemene vergadering

In het hoofdstuk over de algemene vergadering zijn de minste wijzigingen aangebracht. Als reden hiervoor verwijst de commissie in het consultatiedocument naar de op handen zijnde ontwikkelingen op dit gebied op nationaal en Europees niveau waarvan de uitkomsten nog niet uit zijn gekristalliseerd. In dit verband kan onder meer worden gedacht aan de herziening van de Europese aandeelhoudersrichtlijn. De commissie wil met de herziene Code niet vooruitlopen op deze ontwikkelingen.

 

2. Wijzigingen ten opzichte van de consultatieronde

Een aantal van de voorgestelde bepalingen in het consultatiedocument heeft de eindstreep niet gehaald. Dat geldt onder meer voor:

  • De eis dat minimaal één commissaris over specifieke deskundigheid beschikt op het terrein van technologische innovatie en nieuwe businessmodellen.
  • Het voorstel om de raad van commissarissen onder strikte voorwaarden met aandelen te belonen.
  • Het voorstel om in geval van een overnamebod een speciale commissie in te stellen.
  • De best practice bepaling over het signaleren door de externe accountant van tekortkomingen in de verantwoording ten aanzien van de naleving van de Code.


Andere verschillen ten opzichte van het consultatiedocument betreffen onder meer de verplichting om in het renumeratierapport verslag uit te brengen over de beloningsverhoudingen en het gebruik van certificering als beschermingsconstructie. Anders dan in het consultatiedocument mag certificering volgens de herziene Code niet gebruikt worden als beschermingsconstructie.

 

3. Gevolgen en inwerkingtreding

Uit het bovenstaande blijkt dat de Code aanleiding geeft tot het aanbrengen van een aantal belangrijke wijzigingen in onder meer het intern functioneren van verschillende actoren binnen de vennootschap zoals de raad van commissarissen, het bestuur, de executive committee etc. Bovendien kan de herziene Code nopen tot het aanbrengen van wijzigingen in bestaande regelingen en reglementen en zal bij het opstellen van het bestuursverslag nieuwe stijl met een aantal belangrijke wijzigingen rekening moeten worden gehouden.

De Code treedt in werking vanaf het boekjaar beginnende op of na 1 januari 2017. Eventuele wijzigingen in reglementen en procedures binnen de vennootschap zouden uiterlijk op 31 december 2017 moeten zijn geïmplementeerd. De laatste stap is nu de wettelijke verankering van de Code doordat deze wordt aangewezen als de officiële gedragscode.

 

Voor meer informatie en vragen kunt u terecht bij prof. dr. Mieke Olaerts en mr. Theo Hanssen.

Plaats een reactie

Reacties op dit bericht zijn niet (meer) mogelijk.

Evenementen

Actueel

Ons laatste nieuws

Print deze pagina